##### Normas

# Reuniones

Utilice el módulo Reuniones para crear, editar, eliminar o asignar asistentes a las reuniones.

Desplazarse hasta la Ayuda para cada ficha: Propiedades | Participantes | Centros asociados

## Planificador vs Programador

Use el Planificador de Reuniones (aquí descrito) para configurar reuniones de las que tiene conocimiento con antelación. Es especialmente útil para reuiniones de equipos frecuentes o sesiones de capacitación. Las Reuniones creadas en el Planificador de reuiniones son tomadas como entradas durante la generación del programa.

Utilice el Programador de reuniones para crear reuniones ad hoc e insertarlas en un programa que ya se haya construido. Acceda a la característica Programador de Reuniones desde la vista programación de Día Entero o vista de Programación de Agente Extendido, en el WFM Web Supervisor.

## Para crear una reunión:

1. Seleccione la ficha Normas.

2. Seleccione Reuniones en el menú Vistas.

3. Seleccione un centro o unidad de negocio (esta acción selecciona todos los centros con sangría debajo de ella) en el panel Objetos.

4. Seleccione Nuevo en el menú Acciones o el icono Nuevo () en la barra de herramientas.

Aparece una línea en blanco cerca de la parte superior del panel Datos, el nombre de la nueva reunión aparecerá allí cuando lo guarde.

La mitad inferior del panel Datos contiene tres fichas: Propiedades, Participantes, Centros asociados.

5. Seleccione cada ficha y complete el formulario que aparece.

6. Haga clic en Guardar.

La nueva reunión aparece en la línea superior del panel Datos. Ahora puede configurarla utilizando las fichas Propiedades, Participantes, y Centros asociados.

## Ficha Propiedades

Nombre de reunión—El nombre de esta reunión, por ejemplo, Reunión de ventas o Revisión mensual. El nombre debe ser único en todos los centros asociados con la reunión.

Tipo de excepción—Puede basar una reunión en cualquier tipo de excepción configurado para el centro actual que tenga seleccionada la opción Excepción Puede Ser Usada en Planificar Reunión. Utilice el Nodo de excepciones en la lista desplegable de vistas para configurar esta opción. Para conocer los detalles, consulte Tipos de excepción.

Reglas de fechas y recurrencia

Fecha de inicio—Fecha más temprana para la cual el Programador puede programar la reunión. Para introducir valores, escriba una fecha o utilice el calendario desplegable.

Fecha de finalización—Fecha más tarde para la cual el Programador puede asignar la reunión. Seleccione la casilla de verificación para indicar que se debe especificar una fecha de finalización. Si borra la marca de la casilla de verificación, entonces la fecha de finalización se calcula automáticamente con base en las valores de configuración de las reglas de recurrencia que se introduzcan. Para introducir valores, escriba una fecha o utilice el calendario desplegable.

Nota: Debe establecer un Número de veces o una Fecha de finalización. No puede establecer ambos valores.

Total de horas—Total de horas que dura la reunión. Cuando se especifica este parámetro opcional, el Programador crea todas las reuniones necesarias con la duración definida para satisfacer el requisito de Total de horas.

Por ejemplo, si la duración de la reunión se establece en dos horas y el Total de horas se establece en seis horas, entonces el Programador genera tres reuniones de dos horas. El Programador puede asignar estas reuniones de manera consecutiva.

Número de veces—Si selecciona Diario o Semanal para el Tipo, establezca un valor para el número de días o semanas consecutivos en los que se debe programar esta reunión. Si usted ya estableció una fecha de finalización, WFM automáticamente desactiva este control y establece este valor en 0.

Regla de recurrencia—Seleccione Sin regla, Diario, Semanal o Mensual.

Se Repite Cada—Si la Regla de frecuencia está ajustada a Semanal, puede ajustar un valor en este campo que defina que tan seguido la reunión debe repetirse. Ejemplos: 1=cada semana, 2=cada otra semana, 3=cada tercera semana.

Día de la semana—Días de la semana en los que el Programador puede asignar esta reunión.

Hora y duración

Hora de inicio más temprana—Una hora propuesta que el Programador puede asignar para el inicio de la reunión.

Última hora de finalización—Una hora propuesta que el Programador puede asignar para el fin de la reunión.

Zona horaria—La zona horaria que se utiliza cuando se muestra toda la información relacionada con el tiempo. Establecida por opción predeterminada como local (zona horaria del usuario actual.)

Duración de la reunión—Duración que el Programador puede asignar a la reunión.

Utilización de reunión

Seleccione uno de los tres botones siguientes, lo cual habilita las propiedades que están asociadas con éstos.

- Regular—El tipo de reunión predeterminada. Representa una reunión única para todos los agentes que se especifican en la ficha Participantes.

Introduzca o seleccione el número mínimo de asistentes requeridos de la reunión en el cuadro % mínimo de asistentes requeridos. Establezca este valor en 1% para no requerir un número mínimo de asistentes—por ejemplo, para programar una reunión para tantos asistentes como sea posible.

Nota: El valor 0 se interpreta como 100 por ciento para dar cabida a los datos que migraron de WFM 6.5, porque esa versión no incluye la variable Porcentaje mínimo de participantes seleccionados en su base de datos.

- Actividad individual—Una actividad común, como un seminario web,que se puede efectuar a la hora más conveniente para cada agente.

- Reunión dividida—Una hora común, pero para grupos múltiples. Especifique o seleccione un número en cada uno de los campos de abajo, para especificar los tamaños de los grupos.

Número mín(imo) de grupos- Número máx(imo) de grupos | Tamaño mín(imo) de grupo Tamaño máx(imo) de grupo

## Ficha Participantes

Para agregar agentes a una reunión:

1. Seleccione agentes en la sección Agentes disponibles.

Nota: Al seleccionar equipos, centros o UNs se seleccionarán todos los agentes debajo de ellos.

2. Haga clic en el botón << Los agentes seleccionados se envían al panel Agentes seleccionados.

Para eliminar agentes de la reunión, selecciónelos y haga clic en para moverlos a la sección Agentes disponibles.

3. Haga clic en Guardar.

Notas:

- La estructura de árbol (UNs, centros, equipos) pueden aparecer en los dos paneles a la vez, pero los agentes en su interior pueden aparecer en un solo panel.

- Sólo los agentes del centro de reunión pueden ser seleccionados.

- Cuando se genera un programa que incluya la hora de la reunión, el Programador verifica que haya suficientes agentes disponibles para satisfacer el Porcentaje mínimo requerido y luego asigna la excepción de reunión a los agentes disponibles. Si se dispone de muy pocos agentes, el Programador genera un mensaje de error y no programa la reunión.

## Ficha Centros asociados

1. Seleccione la casilla de cada centro para asociarla con la reunión actual.

2. Desmarque las casillas de cada centro para eliminar la asociación de la reunión actual.

3. Haga clic en Guardar.