##### Políticas

# Reuniões

Utilize o módulo Reuniões para criar, editar, excluir ou atribuir participantes a reuniões.

Direcionar para Ajuda de Cada Guia: Propriedades | Participantes | Sites Associados

## Planejador x Escalador

Use o Planejador de Reunião (descrito aqui) para criar e configurar reuniões das quais tenha ciência antecipadamente. Ele é especialmente útil para recorrer a reuniões de equipes ou sessões de treinamento. As reuniões criadas no Planejador de Reunião são usadas como entradas durante a construção de escalas.

Use o Planejador de Reunião para criar reuniões ad hoc e inseri-las em uma escala que já tenha sido criada. Acesse a função do Escalador de Reuniões a partir da vista Escala de um Dia ou da vista Escala Extendida do Agente, no WFM Web Supervisor.

## Para criar uma nova reunião:

1. Selecione a guia Políticas.

2. Selecione Reuniões no menu Visualizações.

3. Selecione um site ou unidade de negócios (essa ação engloba toda a estrutura hierárquica de sites abaixo do item selecionado) no Painel de Objetos.

4. Selecione Novo, no menu Ações, ou o ícone Novo () na barra de tarefas.

Uma linha em branco aparece no alto do Painel de Dados (o nome da nova reunião será exibido nessa posição assim que reunião for salva).

A metade inferior do Painel de Dados contém três guias: Propriedades, Participantes, Sites Associados.

5. Selecione cada uma das guias e preencha o formulário exibido.

6. Clique em Salvar.

A nova reunião aparece no alto do Painel de Dados . Agora, é possível configurá-la usando as guias Propriedades, Participantes e Sites Associados.

## Guia Propriedades

Nome da Reunião—O nome da reunião, por exemplo, Reunião de Vendas ou Revisão Mensal. O nome deve ser exclusivo em todos os sites associados à reunião.

Tipo de Exceção—Você pode basear uma reunião em qualquer tipo de exceção configurado para o site atual cuja opção "Exceção Pode ser Usada no Planejador de Reunião" esteja selecionada. Use o Nó de Exceções na lista suspensa Visualizações para configurar essa opção. Ver Tipos de Exceções para detalhes.

Datas e Regras de Recorrência

Data de Início—A primeira data na qual o Escalador pode agendar a reunião. Inserir o valor digitando ou selecionando a data no calendário.

Data de Término—A última data na qual o Escalador pode agendar a reunião. Marcar a caixa de seleção para indicar que deve terminar em uma data específica. Se você limpar a caixa de seleção, então a data de fim será calculada automaticamente baseado nas configurações de regras de recorrência que foram inseridas. Inserir o valor digitando ou selecionando a data no calendário.

Observação: Você deve definir ou o Número de Vezes ou a Data de Fim. Você não pode definir valores para ambas configurações.

Horas Totais—O número total de horas da reunião. Quando você especifica este parâmetro (opcional), o Escalador cria tantas reuniões com a duração definida quanto necessário, a fim de satisfazer a necessidade de Horas Totais.

Por exemplo, se a duração da reunião estiver definida como duas horas e o valor Horas Totais for igual a seis horas, o Escalador gerará três reuniões de 2 horas. O Escalador pode atribuir essas reuniões consecutivamente.

Número de Vezes—Se você selecionou os tipos Diário ou Semanal, configure um valor para o número de dias ou semanas consecutivas durante os quais tal reunião deve ser escalada. Se tiver definido uma data de término, o WFM automaticamente desativará esse controle e definirá o valor como 0.

Regra de Recorrência—Nenhuma Regra (padrão), Diária, Semanal ou Mensal.

Recorre a Cada—Se a Regra de Recorrência está definida como Semanal, você pode configurar um valor neste campo para definir com que frequência a reunião ocorrerá novamente. Exemplos: 1=toda semana, 2=a cada duas semanas, 3=a cada três semanas.

Dias da Semana—Os dias da semana nos quais o Escalador pode atribuir esta reunião.

Hora e Duração

Primeira Hora de Início—Um horário proposto o qual o Escalador pode definir o início da reunião.

Última Hora de Término—Um horário proposto no qual o Escalador pode definir o término da reunião.

Fuso Horário—O fuso horário a ser usado nas exibições de quaisquer informações relacionadas a tempo. Definido por padrão como local (fuso horário do usuário atual.)

Duração da Reunião—O período de tempo que o Escalador deve alocar para a reunião.

Uso da Reunião

Selecione um dos três botões de opção a seguir, que ativam as propriedades a eles associadas.

- Regular—O tipo de reunião padrão. Representa uma única reunião para todos os agentes especificados na guia Participantes.

Insira ou selecione o requisito mínimo de número de participantes na caixa% Mínima de Participantes Selecionados.Configure esse valor como 1% para não especificar um número mínimo de participantes—ou seja, para escalar uma reunião para tantos participantes quanto possível.

Observação: O valor 0 é interpretado como 100% para acomodar dados que tenham sido migrados do WFM 6.5, visto essa versão não incluir a variável Porcentagem Mínima de Participantes Selecionados em seu banco de dados.

- Atividade Individual—Uma atividade comum (por exemplo, um seminário na Web) que pode ocorrer no horário mais conveniente para cada agente.

- Dividir Reunião— Um horário comum para vários grupos. Insira ou selecione um número em cada campo abaixo, para especificar os tamanhos dos grupos.

Número Mín(imo) de Grupos- Número Máx(imo) de Grupos | Tamanho Mín(imo) de Grupo Tamanho Máx(imo) de Grupo

## Guia Participantes

Para adicionar agentes a uma reunião:

1. Selecione os agentes no painel Agentes Disponíveis.

Observação: A seleção de equipes, sites ou UNs selecionará também todos os agentes abaixo do item selecionado.

2. Clique no botão <<. Os agentes selecionados são movidos para o painel Agentes Selecionados.

Para remover agentes de uma reunião, selecione-os e clique em >> para movê-los para o painel Agentes Disponíveis.

3. Clique em Salvar.

Observações:

- A estrutura da árvore (UNs, sites, equipes) pode aparecer em ambos os painéis de uma só vez, mas os agentes internos serão exibidos apenas em um único painel.

- Apenas agentes do site da reunião estarão disponíveis para seleção.

- Quando uma escala que inclua um horário de reunião for gerada, o Escalador verifica se agentes suficientes estão disponíveis para satisfazer o requisito de Porcentagem Mínima e então atribui a exceção reunião aos agentes disponíveis. Se houver poucos agentes disponíveis, o Escalador exibirá uma mensagem de erro e não escalará a reunião.

## Guia Sites Associados

1. Marque a caixa de seleção de cada site a ser associado à reunião atual.

2. Marque a caixa de seleção de cada site a ser desassociado da reunião atual.

3. Clique em Salvar.